「こんな機能があれば便利なのに……」と感じたとき、すぐに新しいツールを探し始めてはいないでしょうか。
実は、すでに使っているサービスに「おまけ機能」として似た機能が備わっていることは、意外と少なくありません。まずは今使っているツールの機能を確認してみると、新たなサービスの導入や追加費用なしに課題を解決できることがあります。
今回は、実際に役立てた「既存サービスのおまけ機能」を2つご紹介します。
おまけ機能の活用例
1. OneDriveの「ファイル要求」——ファイル回収の手間を減らす
撮影データや提出書類など、複数の相手からまとめてファイルを集めたいとき、どのようにしていますか？
メール添付でお願いすると、届くタイミングがバラバラだったり、大容量ファイルが送れなかったりと手間がかかりがちです。
Microsoft 365に含まれるOneDriveには、「ファイル要求」という機能があります。専用のURLを発行して相手に送るだけで、相手はOneDriveのアカウントがなくてもファイルをアップロードできます。受け取ったファイルは自分のOneDriveに自動で保存されます。ギガファイル便などの外部サービスを使わなくても、すでに使っているOneDriveで同じことができます。
操作手順（※記事執筆時点の操作方法です。UIは変更される場合があります）
- OneDriveをブラウザで開き、ファイルを受け取りたいフォルダを選択
- 上部メニューまたは右クリックから「ファイルの要求」を選択
- 件名（例：「撮影データの提出」）を入力して「次へ」
- 発行されたURLをコピーして相手に共有
2. BacklogのWebDAV——ファイルサーバのように使える
Backlogをプロジェクト管理ツールとして使っている方は多いですが、ファイルのやり取りはどうしていますか？メール添付やDropboxなど別のサービスを使っている場合、実はBacklogだけで完結できるかもしれません。
BacklogにはWebDAVという機能があり、エクスプローラー（WindowsのフォルダのようなUI）から直接ファイルを操作できます。クライアントや外部メンバーとのファイルやり取りを、Backlog内のファイル領域でまとめて管理できるため、別途ファイル共有サービスを用意しなくて済みます。図面作成システムの開発案件でクライアントに紹介したところ、「こんな使い方ができるとは知らなかった」と喜んでいただいた経験があります。
操作手順（※記事執筆時点の操作方法です。UIは変更される場合があります）
- Backlogのメニューから「ファイル」を選択
- 右カラム下部に表示されている「エクスプローラーやファインダーから以下のURLで共有フォルダに直接アクセスできます」のURLをコピー
- Windowsの場合：エクスプローラーの「PC」→「ネットワークドライブの割り当て」でURLを入力し、BacklogのIDとパスワードで認証
- 以降はエクスプローラーから通常のフォルダと同様に操作できる
おまけ機能を試すメリット・注意点
メリット
- 新しいサービスの契約・設定・学習コストがかからない
- 「とりあえず試す」のハードルが低い
- 使い慣れたツールなので、チームへの定着が早い
注意点
- おまけ機能はあくまで「簡易版」です。用途が本格的になれば専用ツールが向いています
- 容量・ユーザー数・通知設定など、機能の制限は事前に確認しましょう
- チームのアカウント状況（全員が使えるか）も確認が必要です
まとめ
新しいツールを探す前に、「今使っているサービスに似た機能はないか？」と少し立ち止まってみてください。意外なところに、十分使えるおまけ機能が隠れていることがあります。
試してみて物足りなければ、そのときに本格ツールを検討すれば十分です。まずは今あるもので動いてみるという姿勢が、ツール費用と導入の手間を抑える近道になります。
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